Трудовая книжка для ИП: нужна ли и как оформить

Актуально на 02.09.2025. Мы сверили данные с первоисточниками именно на эту дату. Размеры минимальной зарплаты (МЗП) и предельная численность работников у ИП меняются — всегда проверяйте по ссылкам ниже.

У индивидуального предпринимателя обычно два вопроса про трудовую книжку: нужна ли она самому ИП и как оформлять её работникам. Разберём оба — по нормам, срокам и со ссылками на документы.

Нужна ли трудовая книжка самому ИП

Нет. На себя ИП трудовую книжку не заводит. Запись об «открытии ИП» туда тоже не вносится. Всё просто: трудовая книжка — это документ о трудовых отношениях, то есть о работе по договору у нанимателя (смотрите статью 1 Трудового кодекса). А ИП работает на себя, договор с самим собой не заключает, нанимателя нет.

Идёт ли у ИП стаж

Стаж для пенсии у ИП формируется не через книжку, а через взносы в Фонд соцзащиты (ФСЗН). Периоды, за которые вы платили взносы, учитываются в персонифицированном учёте ФСЗН. Подробнее о суммах и сроках — в статье Взносы ИП в ФСЗН 2026.

Электронной трудовой книжки в Беларуси нет

В отличие от России, у нас не введена электронная трудовая книжка. Работает только бумажная, установленного образца. Данные о стаже и взносах, конечно, копятся в системе учёта ФСЗН, но это не заменяет бумажную книжку работника. Правила ведения книжек прописаны в Инструкции, которую утвердили постановлением Минтруда от 16.06.2014 № 40.

Трудовые книжки работников: обязанности ИП-нанимателя

Как только ИП принимает хотя бы одного человека по трудовому договору, он становится нанимателем. И тут же обязан вести трудовые книжки своих работников. Это прямая обязанность из той самой Инструкции № 40.

Сколько работников может нанять ИП

ИП вправе привлекать ограниченное число людей по трудовым или гражданско-правовым договорам. Раньше была норма — не больше 3 человек (близкие родственники в этот лимит не входили). После реформы законодательства об ИП в 2023–2024 годах условия менялись. Поэтому точную актуальную численность и категории смотрите в первоисточнике — в разделе для ИП на pravo.by и в разъяснениях МНС. Не надейтесь на устаревшие «3 человека» без проверки.

Когда вносится запись о приёме

Трудовая книжка заводится (или в неё вносится запись) на работника, который проработал у вас больше 5 дней, если эта работа для него основная. Для совместителей запись в книжку вносят по желанию — но по месту основной работы.

Сам срок внесения записи о приёме — не позднее 5 дней с даты приёма (по нормам Инструкции № 40). Но тут нюанс: редакция Инструкции периодически обновляется, поэтому точную формулировку лучше проверить по ссылке на постановление ниже.

Пошаговый порядок оформления книжки работника

1. Заключаете трудовой договор с работником. Обязательно письменно.
2. Издаёте приказ (распоряжение) о приёме на работу.
3. Заводите или берёте трудовую книжку. Если у работника книжки нет (первое место работы) — заводите новую в установленный срок.
4. Вносите запись о приёме не позднее 5 дней: полное наименование ИП, дата приёма, должность, реквизиты приказа.
5. Ведёте учёт. Книжки работников хранятся у вас, как у нанимателя, и выдаются на руки только в день увольнения.

Что писать вместо названия организации

У ИП нет фирменного наименования, как у юрлица. В заголовке записей указывайте свои данные: фамилию, имя, отчество и учётный номер плательщика (УНП). Точный формат заголовка сверьте по Инструкции № 40, чтобы книжка работника потом не вызвала вопросов у других нанимателей.

Взносы за работников: связка с ФСЗН

Приняв работника, ИП обязан начислять и платить за него страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах, а ещё подавать персонифицированные сведения. Общая ставка взносов в ФСЗН за работников — 35% (34% — пенсионное страхование, 1% — социальное страхование), из них 1% удерживаете из зарплаты работника. Актуальные ставки и порядок смотрите на сайте ФСЗН (домен ssf.gov.by).

Отдельно вы, как ИП, платите взносы «за себя» — их считают от минимальной заработной платы (МЗП), которую устанавливают каждый год, поэтому сумма меняется. Как это работает — в материале Наём работников у ИП: договоры, взносы, отчётность.

Кто платит за бланк трудовой книжки

Бланк трудовой книжки (и вкладыша) покупает наниматель. Но стоимость бланка по общему правилу взимается с работника — удерживаете при выдаче книжки. Исключение: если книжка испорчена по вашей вине как нанимателя, тогда новый бланк выдаётся работнику за ваш счёт. Точный порядок удержания и случаи бесплатной выдачи прописаны в Инструкции № 40 — сверьтесь перед удержанием, чтобы не нарушить норму.

Коротко

• ИП не заводит трудовую книжку на себя — трудового договора с самим собой нет.
• Стаж ИП идёт через уплату взносов в ФСЗН, а не через книжку.
• Электронной трудовой книжки в Беларуси нет — действует бумажная.
• Как наниматель ИП обязан вести трудовые книжки работников: запись о приёме — не позднее 5 дней, при работе свыше 5 дней на основном месте.
• Ставка взносов в ФСЗН за работников — 35%; численность работников у ИП ограничена — уточните актуальный лимит по первоисточнику.

Источники

• Постановление Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек» — pravo.by
• Трудовой кодекс Республики Беларусь (ст. 1 — трудовой договор) — pravo.by
• Тарифы страховых взносов — Фонд социальной защиты населения (ssf.gov.by)
• Раздел для индивидуальных предпринимателей — ssf.gov.by
• Индивидуальным предпринимателям — Министерство по налогам и сборам (nalog.gov.by)

Материал справочный, не юридическая консультация. Проверяйте актуальность по ссылкам на первоисточники.